ZARZĄDZENIE Nr 16/2023

Starosty Kępińskiego

z dnia 6 kwietnia 2023r.

 

w sprawie ustalenia systemu kontroli zarządczej dla Starostwa Powiatowego w Kępnie
i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego.

 

Na podstawie art. 69 ust. l pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634; ze zm.), art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1526), w związku z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84) zarządzam, co następuje:

 

• 1. Ustalam „Ogólne zasady sprawowania kontroli zarządczej dla Starostwa Powiatowego w Kępnie i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego”, w brzmieniu załącznika Nr 1 do zarządzenia.

 

• 2. Ustalam „Regulamin kontroli w jednostkach organizacyjnych Powiatu Kępińskiego", w brzmieniu załącznika Nr 2 zarządzenia.

 

• 3. Ustalam „Zasady planowania celów i zadań do realizacji oraz sporządzania sprawozdań dla Starostwa Powiatowego w Kępnie i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego”, w brzmieniu załącznika Nr 3 do zarządzenia.

 

• 4. Ustalam „Zasady dokonywania analizy ryzyka oraz ustalania sposobów reakcji na ryzyko dla Starostwa Powiatowego w Kępnie i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego”, w brzmieniu załącznika Nr 4 do zarządzenia.

 

• 5. Ustalam „Zasady dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej oraz udzielania informacji o stanie kontroli zarządczej dla Starostwa Powiatowego w Kępnie i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego”, w brzmieniu Załącznika Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

 

• 6. Tracą moc :
• zarządzenie nr 6/15 Starosty Kępińskiego z dnia 16 lutego 2015 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu kontroli zarządczej i wewnętrznej”;
• zarządzenie nr 7 /2015 Starosty Kępińskiego z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie: systematyzowania systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kępnie w jednostkach organizacyjnych Powiatu Kępińskiego oraz w powiatowych służbach, inspekcjach i strażach;
• zarządzenie nr 8 /2015 Starosty Kępińskiego z dnia  18 lutego   2015 r. w sprawie:      Instrukcji Samooceny o Stanie Kontroli  Zarządczej w Starostwie Powiatowym  w Kępnie;
• zarządzenie nr 9/2015 Starosty Kępińskiego z dnia  23 lutego   2015 r .w sprawie: Polityki  Zarządzania Ryzykiem.

 

• 7. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu Kępińskiego.

 

• 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                                                      

 

 

                                                                                               Załącznik nr 1 do zarządzenia
 Nr 16/2023 Starosty Kępińskiego
z dnia 6 kwietnia 2023r.

 

OGÓLNE ZASADY SPRAWOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ DLA STAROSTWA POWIATOWEGO W KĘPNIE I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH POWIATU KĘPIŃSKIEGO

 

• 1. Ustalone niniejszym dokumentem ogólne zasady sprawowania kontroli zarządczej mają zastosowanie do Starostwa Powiatowego w Kępnie i wszystkich jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego.
• 2. l . Kontrolę zarządczą w Starostwie Powiatowym w Kępnie oraz jednostce samorządu terytorialnego, jaką jest Powiat Kępiński stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

• wiarygodności sprawozdań;
• ochrony zasobów;
• przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
• efektywności i skuteczności przepływu informacji;
• zarządzania ryzykiem.

3. Kontrola zarządcza to system mechanizmów, zasad i narzędzi służących zarządzaniu jednostką i osiąganiu przez nią ustalonych celów.

• 3. 1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Powiecie Kępińskim, jako jednostce samorządu terytorialnego, należy do obowiązków Przewodniczącego Zarządu Powiatu Kępińskiego.

2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostce organizacyjnej należy do kierownika jednostki.

• 4. 1. Kontrola zarządcza w Starostwie Powiatowym w Kępnie oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Powiatu Kępińskiego jest realizowana z zastosowaniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84).

2. System kontroli zarządczej obejmuje:

1)    środowisko wewnętrzne;

• cele i zarządzanie ryzykiem;
• mechanizmy kontroli;
• informację i komunikację;
• monitorowanie i ocenę.

3. Szczegółowe zalecenia jakościowe dotyczące systemu kontroli zarządczej, określa załącznik do ogólnych zasad sprawowania kontroli zarządczej.

• 5.1. W celu sprawnego funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Kępnie i wszystkich jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego oraz prawidłowej realizacji zadań powiatu, kierownicy jednostek oraz naczelnicy wydziałów starostwa są obowiązani podejmować działania w kierunku właściwego przygotowania organizacyjnego jednostki lub wydziału do realizacji zadań oraz właściwego przygotowania merytorycznego jej pracowników.

2. System zarządzania jednostką/wydziałem obejmuje procedury wewnętrzne, etykę zawodową, sposób komunikowania się z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi, poziom kompetencji pracowników, nabór pracowników, podnoszenie kompetencji zawodowych a także precyzyjne określanie poszczególnym pracownikom właściwego zakresu odpowiedzialności i uprawnień.

• 6. 1. Każda jednostka organizacyjna ma jasno określony cel swojego istnienia oraz ustalone zadania do realizacji, zawarte w statutach i regulaminach organizacyjnych.
  2. Cele do osiągnięcia i zadania do realizacji w ujęciu wieloletnim są wskazane w programach wieloletnich, w szczególności w strategii rozwoju powiatu i innych strategiach szczegółowych, wieloletniej prognozie finansowej oraz innych planach i programach.
  3. Zadania do realizacji w roku budżetowym ujęte są w uchwale budżetowej.
  4. Realizacja zadań o szczególnym znaczeniu dla powiatu jest na bieżąco monitorowana i nadzorowana.
  5. Dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i zrealizowania zaplanowanych zadań w każdej jednostce organizacyjnej powiatu oraz w każdym wydziale starostwa powiatowego są definiowane ryzyka, które mogłyby zakłócić prawidłową realizację zadań.

• 7. 1. Kierownik każdej jednostki organizacyjnej powiatu jest odpowiedzialny za wdrożenie i funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w jednostce oraz ustalenie mechanizmów kontroli w postaci przepisów wewnętrznych, procedur, zarządzeń, instrukcji, zakresów czynności, sposobów postępowania.

2. System kontroli zarządczej powinien być dostosowany do potrzeb danej jednostki.
3. Dokumentacja systemu powinna być spójna i dostępna dla wszystkich pracowników, dla których jest niezbędna.
4. Wszystkie mechanizmy (ustalone procedury postępowania) powinny być jasne i proste, by ich stosowanie i przestrzeganie nie było utrudnione, czy zbyt skomplikowane.
5. Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
6. Należy zapewnić utrzymanie ciągłości działalności każdej jednostki.
7. Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby.
8. Ze szczególnym uwzględnieniem należy nadzorować i monitorować operacje finansowe i gospodarcze poprzez:
   1. rzetelne i pełne ich dokumentowanie i rejestrowanie,
   2. zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki,
   3. podział kluczowych obowiązków,
   4. weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.
9. Kierownik każdej jednostki organizacyjnej ma obowiązek określić mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.

• 8. l. Osoby zarządzające i pracownicy każdej jednostki organizacyjnej powinni mieć zapewniony stały dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

2. System komunikacji w jednostce powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, jak również wymianę ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi.
3. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

• 9. l. System kontroli zarządczej w jednostce organizacyjnej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

2. Zidentyfikowane w jednostce problemy (ryzyka) należy rozwiązywać na bieżąco.
3. Wszystkie informacje zewnętrzne (skargi, zalecenia kontroli zewnętrznych) oraz wszystkie informacje wewnętrzne, m.in. wyniki skuteczności procesów realizowanych w jednostce, problemy w działalności bieżącej jednostki, wyniki stosowanych procedur kontrolnych (np. inwentaryzacji), dane ze sprawozdań itp. powinny być poddawane dogłębnej analizie z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.

 

 

STAROSTA   KĘPIŃSKI

 

/-/ ROBERT KIERUZAL

 

Załącznik do ogólnych zasad

sprawowania kontroli zarządczej

        

 

Zalecenia tworzenia i rozwoju systemu kontroli zarządczej* 

 

Lp.	Standard	Zalecenia jakościowe		Przykłady zalecanych praktyk
Środowisko wewnętrzne
	Przestrzeganie wartości etycznych	Określono standardy etycznego postępowania stosowane przez osoby zarządzające i pozostałych pracowników. Określono zasady zapewnienia zgodności oraz zasady przeciwdziałania korupcji. Procedury i wytyczne kontroli zarządczej koncentrują się na zapewnieniu świadomości pracowników w zakresie wartości etycznych i ich przestrzegania przy podejmowaniu decyzji i wykonywaniu powierzonych zadań. Procedury i wytyczne uwzględniają, wspieranie przez osoby zarządzające powinny promowania przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.	      	Kodeks etycznego postępowania Regulamin pracy Procedury zapewnienia zgodności Procedury antykorupcyjne, w tym przyjmowania prezentów i korzyści. Rejestr korzyści. Procedury przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach i ochrony sygnalistów Szkolenia z obszaru etyki oraz przeciwdziałania nadużyciom i korupcji
				Procedury postępowania dyscyplinarnego
	Kompetencje zawodowe pracowników	Ustanowiona została procedura rekrutacji oraz zawarto w niej mechanizmy kontrolne konieczne do obiektywnego wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Osoby zarządzające i pozostali pracownicy posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Istnieje system zbierania informacji na temat potrzeb szkoleniowych i ich realizacji oraz stworzono mechanizmy zapewniające możliwość rozwoju kompetencji zawodowych pracowników jednostki. Pracownicy posiadają zakresy czynności oraz zawarto w nich mechanizmy pozwalające zapewnić adekwatność zakresów czynności pracowników.	    	Procedury naboru pracowników Plan szkolenia pracowników/plan rozwoju zawodowego  Platforma e-learningowa Zakresy czynności pracowników/opis stanowiska pracy Procedury okresowej oceny pracowników
	Struktura organizacyjna	Struktura organizacyjna jest dostosowana do aktualnych celów i zadań Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności, w tym poszczególnych komórek organizacyjnych oraz aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności każdego pracownika jest określony w formie pisemnej w	  	Statut Regulamin organizacyjny Mapa procesów

 

		sposób przejrzysty i spójny.  Regulamin organizacyjny oraz zakresy czynności pracowników są poddawane cyklicznym przeglądom.
	Właściwe delegowanie uprawnień	Określenie zakresu uprawnień delegowanych poszczególnym osobom kierującym komórkami organizacyjnymi lub pozostałym pracownikom, przy czym zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji wraz z odpowiedzialnością za podjęte decyzje na jak najniższy akceptowalny poziom. Przekazanie uprawnień w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Prowadzenie zbiorczego rejestru wydanych pełnomocnictw i upoważnień.	Procedury delegowania zadań/udzielania upoważnień i pełnomocnictw Określenie limitów decyzji finansowych oraz zarządczych Rejestr pełnomocnictw i upoważnień
Cele i zarządzanie ryzykiem
	Określenie misji	Określona została misja, która stanowi wsparcie w ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi krótki i syntetyczny opis celu istnienia i jest publicznie dostępna.	Pisemna misja Publikacja misji w sposób dostępny dla pracowników i podmiotów zewnętrznych
	Określenie celów i zadań oraz monitorowanie i ocena ich realizacji	Na podstawie misji są formułowane cele strategiczne i operacyjne. Cele uwzględniają różne perspektywy działania: Oczekiwania interesariuszy; Możliwości poprawy sytuacji finansowej; Możliwości usprawniania procesów wewnętrznych;  Działania rozwojowe i innowacyjne. Ustalane cele i zadania są spójne ze sobą oraz z dokumentami o charakterze strategicznym. Określając cele i zadania wskazano komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie. Cele podlegają okresowemu monitorowaniu. Cele stanowią podstawę do identyfikacji, analizy ryzyka oraz doboru mechanizmów kontroli.	 Udokumentowany plan działalności
	Identyfikacja ryzyka	Punkt wyjścia do identyfikacji ryzyka stanowi system wyznaczania i osiągania celów. Ryzyka identyfikuje się na każdy poziomie struktur organizacyjnych Identyfikując ryzyka uwzględnia się kluczowe zagrożenia, które mogą negatywnie wpłynąć na osiągnięcie celów, co nie stoi w przeszkodzie identyfikacji szans i możliwości. Identyfikacja ryzyka stanowi, w miarę możliwości, działanie zespołowe. Każde ryzyko ma swojego właściciela, czyli osobę odpowiedzialną za zarządzanie ryzykiem. Metodyka zarządzania ryzykiem Rejestr ryzyka

 

	Analiza ryzyka	Analizując ryzyko ocenia się jego skutki (wpływ na cele) oraz prawdopodobieństwo. Ocena ryzyka ma charakter ilościowy. Wyniki analizy ujawnia się w rejestrze ryzyka.
	Reakcja na ryzyko		W reakcji na ryzyko można przyjąć jedną z poniższych strategii: unikanie ryzyka - świadoma decyzja o nieangażowaniu się lub odejściu od ryzyka, działanie w celu eliminacji narażenia na konkretne ryzyko;
			ograniczanie ryzyka - polega na podjęciu działań mających na celu minimalizację prawdopodobieństwa lub wpływu wystąpienia ryzyka lub obu jednocześnie, poprzez zwiększenie skuteczności stosowanych mechanizmów kontroli lub wdrożenie nowych;
			dzielenie się ryzykiem - ograniczenie prawdopodobieństwa i wpływu wystąpienia danego ryzyka poprzez przekazanie w całości lub częściowo innej stronie, np. zawierając umowę ubezpieczenia lub inną umowę z podmiotem zewnętrznym;
			akceptacja ryzyka - niepodejmowanie dodatkowych działań w odpowiedzi na ryzyko w sytuacji, gdy ryzyko jest zarządzane w sposób wystarczający.
Mechanizmy kontrolne
	Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej		Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmuje procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne oraz rejestr obowiązujących przepisów wewnętrznych; Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna; Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest na bieżąco aktualizowana	   	Wykaz regulacji wewnętrznych Akta spraw Zapisy w systemach IT Pisemne potwierdzanie wykonywanych weryfikacji, zatwierdzeń i stosowania mechanizmów kontroli
	Nadzór nad wykonywaniem zadań		Wprowadzono nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, z uwzględnieniem właściwego sposobu podziału zadań i odpowiedzialności oraz zakresu decyzji możliwych do podjęcia przez poszczególne osoby	  	Instruktaż stanowiskowy pracownika Weryfikacja i zatwierdzanie działań Informacja zwrotna przełożonego do pracownika o sposobie wykonania zadania
					Praktyki określone w standardach obejmujących cele i zarządzanie ryzykiem oraz monitorowanie i ocena
	Zapewnienie ciągłości działania	Wdrożenie mechanizmów kontrolne zapobiegających zdarzeniom, które mogą spowodować zatrzymanie działalności - w ramach przeprowadzanej analizy ryzyka należy również uwzględnić tego typu zdarzenia. Zostały wskazane osoby zastępujące każdego z pracowników w przypadku jego nieobecności. Zostały wskazane osoby zastępujące poszczególne osoby zarządzające podczas ich nieobecności.		    	Procedury ciągłości działania Procedury/plany zastępstw Plany działalności systemów informatycznych Tworzenie kopii zapasowych Zapisy w umowach z dostawcami energii, mediów, usług informatycznych i

 

		Opracowany został plan bezpieczeństwa na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych.		telekomunikacyjnych
	Ochrona zasobów (niefinansowych)	Dostęp do zasobów mają jedynie upoważnione osoby. Określono odpowiedzialność kierującym komórkami organizacyjnymi i pozostałym pracownikom za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Weryfikowanie czy dostęp do poszczególnych zasobów, w tym m.in. do danych osobowych jest limitowany oraz przypisany do właściwych osób, z uwzględnieniem wyników analizy i oceny ryzyka w tym zakresie. Zapewnione zostało bezpieczeństwo fizyczne obiektów, w tym przeciwpożarowe. e. Istnieją i są stosowane zasady BHiP.	     	Procedury zapewnienia zgodności. Procedury cyberbezpieczeństwa Procedury zarządzania bezpieczeństwem informacji Polityki i procedury bezpieczeństwa teleinformatycznego Procedury ochrony danych osobowych Instrukcja bezpieczeństwa przeciwpożarowego
				Procedury BHiP
				Procedury ochrony informacji prawnie chronionych
	Mechanizmy kontroli dotyczące operacji gospodarczych i finansowych	Zaciąganie zobowiązań w granicach określonych w planie finansowym. Ustalenie limitów do podejmowania decyzji finansowych i gospodarczych przez upoważnione osoby. Rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych. Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych z zastosowaniem zasady wielu par oczu. Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych i gospodarczych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione. Weryfikacja wykonawcy, dostawcy oraz kontrahenta pod kątem wykonalności umowy oraz zabezpieczenia przed ryzykiem korupcji. Zabezpieczenie interesów jednostki w zawieranych umowach. Opiniowanie projektów umów przez radcę prawnego. Ograniczenie stosowania płatności gotówkowych w związku z wykonywanymi operacjami finansowymi i gotówkowymi.	        	Plany finansowe Polityka rachunkowości Instrukcja obiegu dokumentacji finansowo-księgowej Procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu Procedury windykacji i egzekucji należności Procedury rozliczania delegacji służbowych Procedury udzielania zamówień publicznych, w tym weryfikacji kontrahentów Wykaz zawieranych umów Legalne i na bieżąco aktualizowany system finansowo-księgowy.
	Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych	Mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych, obejmują m.in. mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem. Stosowane jest licencjonowane i regularnie aktualizowane oprogramowanie. Istnieją mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego. Stan infrastruktury sieciowej jest adekwatny do potrzeb jednostki. Dokonuje się regularnych audytów systemów informatycznych	   	Standardy budowy i rozwoju infrastruktury sieciowej Wykaz aktywów w systemach teleinformatycznych Wykaz licencjonowanego oprogramowania i aplikacji Praktyki z obszaru standardu ochrona zasobów

 

Informacja i komunikacja
	Bieżąca informacja	Osoby zarządzające, jak i pozostali pracownicy posiadają, w odpowiedniej formie i czasie, dostęp do właściwych oraz rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji zadań. Każdy z pracowników posiadają dostęp do informacji, które są przez niego wykorzystywane w codziennej pracy. Przeprowadzana jest analiza ryzyka w zakresie informacji dostępnych dla poszczególnych osób ze szczególnym zwróceniem uwagi na stosowane mechanizmy kontroli.	        	Instrukcja kancelaryjna/obiegu dokumentacji Zabezpieczona strona internetowa. Intranet do przekazywania informacji wewnątrz organizacji. Aktualny spis numerów telefonów i adresów poczty elektronicznej. Aktualny Biuletyn Informacji Publicznej. Procedury udzielania informacji publicznej Procedury przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Procedury przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach i ochrony sygnalistów. Księga stylu.
17	Komunikacja wewnętrzna	Istnieją efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej. Pracownicy posiadają konieczną wiedzę na temat organizacji jednostki organizacyjnej i jej funkcjonowania w zakresie realizowanych obowiązków, Informacje na temat kluczowych problemów i ryzyk oraz stosowanych mechanizmów kontroli są przekazywane w określony sposób oraz w ustalonym czasie i formie.
	Komunikacja zewnętrzna	W pierwszej kolejności na zewnątrz są przekazywane informacje wymagane przepisami prawa. Informacji są przekazywane przekazywanych na zewnątrz w formie określonej w procedurach (np. za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej, strony internetowej jednostki, przez rzecznika prasowego).
Monitorowanie i ocena
	Monitorowanie systemu kontroli zarządczej oraz celów i zadań	Wszystkich elementy systemu kontroli zarządczej są przeglądane. Dane w zakresie analizy ryzyka i możliwości realizacji na ich podstawie działań w zakresie postępowania z kluczowymi ryzykami są aktualizowane.	       	Rejestr kontroli zewnętrznych Rejestr zaleceń audytowych i wniosków pokontrolnych Rejestr skarg i wniosków Rejestr zgłoszeń o nieprawidłowościach Mapa zapewnienia Sprawozdanie z planu działalności Kwestionariusz pytań samooceny kontroli zarządczej Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
	Samoocena kontroli zarządczej	Samoocena dokonywana jest z użyciem anonimowych formularzy ankietowych uwzględniających ocenę wszystkich standardów kontroli zarządczej oraz specyfikę działania jednostki. Podsumowanie wyników samooceny uwzględnia w szczególności ogólną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, zidentyfikowane słabości systemu kontroli zarządczej oraz proponowane działania naprawcze.
	Audyt wewnętrzny	Nowego ryzyka dotychczas nieujętych w rejestrze ryzyka są identyfikowane. Oceniana jest skuteczności stosowanych mechanizmów kontroli ryzyka. Oceniana jest skuteczności działań podejmowanych w odniesieniu do ryzyk, uznanych za krytyczne. Doskonalone są procesy zarządzania ryzykiem.	  	Karta audytu wewnętrznego Procedury audytu wewnętrznego Rejestr zaleceń audytowych
22.	Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej	Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Zaleca się coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.		Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składane według zasad określonych treścią niniejszego Zarządzenia. Por.  Załącznik nr 3 do zarządzenia por. § 5 ust. 1 Załącznika nr 3 do zasad planowania celów 1 zadań do realizacji oraz sporządzania sprawozdań dla Starostwa Powiatowego w Kępnie i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego.

*Powyższe zalecenia jakościowe i praktyki określają przykładowe rekomendowane, a nie obligatoryjne wskazówki w ramach tworzenia i rozwijania systemu. Kierownik jednostki organizacyjnej może podejmować decyzje o stosowaniu innych praktyk, które określają sposób realizacji danego standardu kontroli zarządczej w podległej jednostce. Zalecenia stanowią wytyczne do oceny systemu kontroli zarządczej przez funkcję audytu wewnętrznego. 

 

 

 

Załącznik nr 2 do zarządzenia
 Nr 16/2023 Starosty Kępińskiego
z dnia 6 kwietnia 2023r.

 

 

REGULAMIN KONTROLI

W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH POWIATU KĘPIŃSKIEGO

 

• l. Kontrole przeprowadzane w jednostkach organizacyjnych Powiatu Kępińskiego stanowią element sprawowanej kontroli zarządczej.

 

• 2.1.Kontrole w jednostkach organizacyjnych powiatu są przeprowadzane dla zapewnienia, że cele i zadania jednostek są realizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2.Celem przeprowadzanych kontroli w jednostkach jest sprawdzenie:

1. l) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

• wiarygodności sprawozdań;
• ochrony zasobów;
• przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
• efektywności i skuteczności przepływu informacji;
• zarządzania ryzykiem.

3. Kontroli podlega:
4. l) zgodność dokonywanych wydatków z celami i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki;

• przestrzeganie zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
• przestrzeganie zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
• dokonywanie wydatków w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
• dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

4.Kontrola może być prowadzona jako:

• kontrola kompleksowa obejmująca całokształt działalności kontrolowanej jednostki;
• kontrola problemowa — obejmująca wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki;
• kontrola planowa — prowadzona zgodnie z ustalonych planem kontroli na dany rok;
• kontrola doraźna — mająca charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności;
• kontrola sprawdzająca — mająca na celu zbadanie wykonania zaleceń pokontrolnych.
• 3. Kontrole w jednostkach podległych Powiatowi Kępińskiemu przeprowadzane są przez osobę lub zespół kontrolny wyznaczony przez Starostę Kępińskiego.
• 4.1.Kontrole przeprowadzane są na podstawie imiennego upoważnienia Starosty Kępińskiego, w którym zostaje wskazana jednostka kontrolowana, podstawa przeprowadzenia kontroli, rodzaj i przedmiot oraz termin przeprowadzenia kontroli.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawiane jest w trzech egzemplarzach: dla komórki kontrolowanej, do rejestru upoważnień oraz do akt kontroli.

• 5. l . Plan kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 i 2 jest opracowywany przez

Sekretarza Powiatu w pierwszym kwartale roku, którego dotyczy.

2.Plan kontroli zatwierdza Starosta Kępiński.

3.Plan kontroli określa:

1. l) jednostkę kontrolowaną;

2) rodzaj i przedmiot kontroli;

3) planowany termin kontroli.

4. Przy opracowywaniu planu, o którym mowa w ust. 1 uwzględnia się w szczególności:

l ) zadania wynikające z przepisów prawa;

• wyniki wcześniejszych kontroli;
• wyniki badań i analiz określonych problemów oraz skarg i wniosków.
• 6. l . Kontrolujący, przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz dokonuje wpisu do książki kontroli prowadzonej przez jednostkę kontrolowaną.

2. W czasie wykonywania czynności kontrolnych, kontrolujący ma prawo do:

• swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej;
• wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli;
• wykonania kserokopii dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie tajemnicy służbowej;
• żądania udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
• przeprowadzania oględzin obiektów i innych składników majątkowych.

3. W celu sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do:
4. l) zapewnienia kontrolującemu odpowiedniego pomieszczenia oraz wyposażenia do prowadzenia czynności kontrolnych oraz przechowywania materiałów kontrolnych;

2) udostępniania żądanych dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli;

3) umożliwienia dokonania oględzin;

• zobowiązania pracowników do udzielania wyjaśnień;
• składania ustnych i pisemnych wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.

4. W trakcie trwania kontroli do obowiązków pracowników jednostki kontrolowanej należy:

• przygotowanie na potrzeby kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń, kserokopii dokumentów;
• składanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli;
• uczestniczenie w czynnościach kontrolnych w niezbędnym zakresie (np. podczas kontroli kasy i magazynu — osoby odpowiedzialne materialnie).
• 7. 1 . Kontrolujący podlega wyłączeniu z kontroli na wniosek lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących

wywołać uzasadnione wątpliwości, co do jego bezstronności. Wniosek do Starosty o wyłączenie z kontroli może złożyć kontrolujący lub kierownik jednostki kontrolowanej.

3.W okresie od złożenia wniosku do wyłączenia z kontroli, kontrolujący podejmuje wyłącznie czynności niecierpiące zwłoki.

4.Ustalenia kontrolującego, który został wyłączony z kontroli, z zastrzeżeniem ust. 4, nie są uwzględniane w protokole kontroli.

5.O wyłączeniu kontrolującego z kontroli decyduje Starosta Kępiński.

• 8. l . Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów, do których zalicza się: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia, szkice, oświadczenia, zastrzeżenia i wyjaśnienia złożone na piśmie przez kierownika jednostki kontrolowanej oraz pracowników odpowiedzialnych za powierzony odcinek pracy.

2.Kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną, mogą być dołączone do protokołu kontroli.

• 9. l . Kontrolujący jest obowiązany do bieżącego informowania kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych nieprawidłowościach w jej działalności, wskazując na celowość niezwłocznego podjęcia przez niego środków zaradczych i korygujących.

2.Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest niezwłocznie poinformować kontrolującego o podjętych działaniach zapobiegających występowaniu nieprawidłowości, o których mowa w ust. l .

3.W razie ujawnienia w toku kontroli faktów i okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych, kontrolujący zawiadamia Starostę Kępińskiego i zabezpiecza zebrane w tej sprawie materiały dowodowe.

• 
  10. l . Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujący opisuje w protokole kontroli, który powinien być sporządzony w terminie 30 dni po zakończeniu kontroli.

2. Protokół kontroli powinien zawierać:
3. l) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej siedzibę, adres, imię i nazwisko kierownika jednostki, z uwzględnieniem zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą;

• imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
• datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej, z wyszczególnieniem ewentualnych przerw w kontroli;
• określenie przedmiotu kontroli;
• oznaczenie okresu objętego kontrolą;
• opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, a w szczególności opis nieprawidłowości z uwzględnieniem, w miarę możliwości, przyczyn ich powstania i wywołanych skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
• pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli;
• informację o liczbie egzemplarzy protokołu wraz ze wzmianką o przeznaczeniu jednego egzemplarza dla kierownika jednostki kontrolowanej ;
• wykaz załączników do protokołu;
• miejsce i datę podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego;

11) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej oraz w przypadku, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe przez głównego księgowego;

12) wszystkie strony protokołu winny być parafowane przez kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej.

3.W przypadku, gdy protokół kontroli lub jego część zawiera informacje stanowiące tajemnicę służbową, kontrolujący nadaje mu w całości lub części klauzulę tajności.

4.Przed przekazaniem protokołu kontroli, kontrolujący omawia z kierownikiem i głównym księgowym jednostki ustalenia zawarte w protokole kontroli.

• 11. 1. Kierownik jednostki kontrolowanej podpisuje protokół w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

2.W terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej może zgłosić umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń zawartych w protokole.

3.Umotywowane zastrzeżenia do protokołu złożone po terminie, o którym mowa w ust. 2 nie są rozpatrywane.

4.W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu, kontrolujący jest obowiązany do dokonania analizy zgłoszonych zastrzeżeń, a w miarę potrzeby do podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych.

5.W przypadku uznania zgłoszonych zastrzeżeń do protokołu za zasadne, kontrolujący sporządza aneks do protokołu kontroli.

6.Jeżeli zgłoszone zastrzeżenia do protokołu nie zostaną uznane za zasadne, kontrolujący sporządza pisemną informację o nieuwzględnieniu zastrzeżeń, którą przekazuje niezwłocznie kierownikowi jednostki kontrolowanej.

7.Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie odmowy podpisania protokołu.

8.Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do sporządzenia zaleceń pokontrolnych.

• 12. 1. Protokół z przeprowadzonej kontroli wraz z propozycją zaleceń pokontrolnych bądź informacją o braku zaleceń, kontrolujący przedkłada Staroście Kępińskiemu w terminie 7 dni po jego podpisaniu.

 2.Starosta Kępiński może zwołać naradę pokontrolną w celu omówienia nieprawidłowości i uchybień opisanych w protokole kontroli oraz ustalenia dalszego postępowania.

3.Protokoły kontroli przechowuje Sekretarz Powiatu.

• 13. 1. W razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień Starosta Kępiński przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej zalecenia pokontrolne.

2.Zalecenia pokontrolne winny być przekazane w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu kontroli lub złożenia pisemnego uzasadnienia odmowy podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej.

3.Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych zawiadamia pisemnie Starostę Kępińskiego o sposobie i terminie realizacji zaleceń pokontrolnych,

• 14. l . W przypadku wystąpienia podejrzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub podejrzenia popełnienia przestępstwa, Starosta Kępiński podejmuje decyzję o powiadomieniu właściwego rzecznika dyscypliny finansów publicznych lub organów powołanych do ścigania przestępstw.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1 przygotowuje kontrolujący.

• 15. l . Sekretarz Powiatu sporządza roczne sprawozdanie z wykonania planu kontroli oraz przeprowadzonych kontroli doraźnych.

2. W rocznym sprawozdaniu z wykonania kontroli ujęte zostają informacje o:

• terminie przeprowadzenia poszczególnych kontroli;
• stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach;
• zgłoszonych do rzecznika finansów publicznych zawiadomieniach o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych;
• sformułowanych zaleceniach pokontrolnych.

3.Sprawozdanie, o którym mowa w ust. l , Sekretarz Powiatu przedkłada Staroście Kępińskiemu w terminie do dnia 31 marca roku następnego.

4.Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, przedkładane jest również Zarządowi Powiatu Kępińskiemu                            w terminie do końca kwietnia roku następnego.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3 do zarządzenia
 Nr 16/2023 Starosty Kępińskiego
z dnia 6 kwietnia 2023r.

ZASADY PLANOWANIA CELÓW I ZADAŃ DO REALIZACJI

ORAZ SPORZĄDZANIA SPRAWOZDAŃ DLA STAROSTWA POWIATOWEGO W KĘPNIE                                 I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH POWIATU KĘPIŃSKIEGO

 

• 1. Ustalone niniejszym dokumentem Zasady planowania celów i zadań do realizacji mają zastosowanie w Starostwie Powiatowym w Kępnie
• 2. 1. Cele i zadania Powiatu Kępińskiego zostały zawarte w:

1. l) ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, ustawach branżowych oraz przepisach wykonawczych wydanych na ich podstawie;

• Statucie Powiatu Kępińskiego i Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Kępnie oraz statutach i regulaminach organizacyjnych jednostek organizacyjnych powiatu;
• dokumentach o charakterze strategicznym dla Powiatu Kępińskiego, w szczególności: strategii rozwoju powiatu i innych strategiach szczegółowych oraz innych planach i programach opracowanych dla Powiatu Kępińskiego, a także programach, do realizacji, których przystąpił Powiat Kępiński;
• Wieloletniej Prognozie Finansowej Powiatu Kępińskiego;
• Uchwale budżetowej powiatu.
• 3. l . Dla zwiększenia jakości i skuteczności realizowanych zadań powiatu naczelnicy wydziałów Starostwa Powiatowego w Kępnie, wskazują na każdy rok budżetowy zadania do realizacji, wymagające szczególnego nadzorowania oraz objęcia monitorowaniem, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszych Zasad, w terminie do 1 marca każdego roku.

2. Do zadań, o których mowa w ust. 1 należy ująć m.in.:
3. l) wszystkie zadania inwestycyjne i remontowe ujęte w budżecie;

• zadania wpisujące się w realizację celów zawartych w strategii powiatu lub innych dokumentów programowych;
• inne zadania o szczególnym znaczeniu dla funkcjonowania i rozwoju powiatu.
• 4. Monitorowanie osiąganych celów i realizowanych zadań następuje podczas:
  1. monitorowania realizacji powiatowych strategii i programów wskazanych w § 2 ust. 1 pkt 3,
  2. analizy wykonania i zmian Wieloletniej Prognozy Finansowej,
  3. analizy wykonania i zmian budżetu powiatu,
  4. monitorowania realizacji zadań zaplanowanych na dany rok budżetowy.

• 5.1. Naczelnicy wydziałów oraz pracownicy samodzielnych stanowisk Starostwa Powiatowego w Kępnie, w terminie do 20 lutego roku sporządzają za miniony rok sprawozdanie z realizacji zaplanowanych zadań oraz działalności wydziału/samodzielnego stanowiska pracy zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszych Zasad.

2. Naczelnicy wydziałów oraz pracownicy samodzielnych stanowisk Starostwa Powiatowego w Kępnie oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego, w terminie do 20 lutego roku sporządzają za miniony rok oświadczenie o stanie kontroli zarządczej zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszych zasad.

3.Kierownicy jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego sporządzają sprawozdanie z działalności jednostki za miniony rok zgodnie z planem pracy Rady Powiatu Kępińskiego na dany rok.

• 6. 1. W miesiącu marcu jest dokonywany przegląd funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kępnie oraz w Powiecie Kępińskim w poprzednim roku.

2. Przegląd, o którym mowa w ust. 1 jest dokonywany przez Starostę przy współudziale Wicestarosty, Skarbnika, Sekretarza.
3. Sekretarz Powiatu Kępińskiego sporządza Informację na temat funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kępnie oraz w Powiecie Kępińskim przedkłada ją Staroście w terminie do 31 marca.
4. Starosta przedkłada Informację na temat funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kępnie oraz w Powiecie Kępińskim Zarządowi Powiatu Kępińskiego w terminie nie dłuższym niż do końca kwietnia.

• 7. Sprawozdania z wykonania budżetu, Wieloletniej Prognozy Finansowej, realizacji strategii, planów i programów, o których mowa w § 2 pkt 3-5 sporządzane są zgodnie z przepisami regulującymi ich sporządzanie.

 

 

Załącznik nr 1 do Zasad planowania celów i zadań

do realizacji oraz sporządzania sprawozdań

dla Starostwa Powiatowego w Kępnie

i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego

   wydział /referat Urzędu/ jednostka organizacyjna 

Plan działalności na rok [……..]

 

Lp.	Perspektywa celu[1]	Opis celu[2]	Planowany termin realizacji[3]	Częstotliwość monitorowania[4]	Komórka/osoba odpowiedzialna
[1]	[2]	[3]	[4]	[5]	[6]
		Nazwa celu
		Opis kluczowego rezultatu 1
		Wskazanie zadania 1 (działanie, projekt)
		Wskazanie zadania 2 (działanie, projekt)
		Opis kluczowego rezultatu 2
		Wskazanie zadania 1 (działanie, projekt)
		Wskazanie zadania 2 (działanie, projekt)

 

Sporządził:                                                                                                                                                                                                                          Zatwierdził:

 

 

Załącznik nr 2 do Zasad planowania celów i zadań

do realizacji oraz sporządzania sprawozdań

dla Starostwa Powiatowego w Kępnie

i jednostek organizacyjnych Powiatu Kępińskiego

 

wydział /referat Urzędu/ jednostka organizacyjna 

 

Lp.	Perspektywa celu	Opis celu			Planowany termin realizacji	Stopień realizacji na dzień 31.12.	Komórka/osoba odpowiedzialna
[1]	[2]			[3]	[4]	[5]	[6]
		Nazwa celu
		Opis kluczowego rezultatu 1
		Opis kluczowego rezultatu 2

 

Sporządził:                                                                                                                                                                                                                          Zatwierdził:

 

 Powyższa tabela sprawozdawcza winna zawierać dane dotyczące:

1. Informacje na tem