Zarządzenia Starosty

Z A R Z Ą D Z E N I E     Nr  39 /2021

STAROSTY  KĘPIŃSKIEGO

z dnia 15 grudnia 2021r.

 

 

w sprawie: instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Wydziale

                    Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

 

 

 

Na podstawie: art. 35 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca  1998r, o   samorządzie powiatowym (tj.Dz.U.z 2020r,  poz. 920 z późn. zm.), art.40 ust.1, art. 53 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r, o finansach publicznych (tj.Dz.U.z 2021r, poz. 305 z późn. zm.) oraz art. 10 ust.1 i 2 ustawy  z dnia 29 września 1994r, o rachunkowości  (tj.Dz.U.z 2021r, poz. 217 z późn. zm.)

 

• 1

1. Wprowadza się „Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Wydziale Komunikacji i Transportu .
2. Instrukcja, o której mowa w ust.1 stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

 

• 2

 

Wykonanie zarządzenia i nadzór nad jego prawidłową  realizacją powierza się Naczelnikowi Wydziału Komunikacji i Transportu .

 

• 3

 

Traci moc zarządzenie Starosty Kępińskiego nr  25/2015    z dnia  05.05.2015r.

 

 

• 4

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

                                                                                                          STAROSTA KĘPIŃSKI

                                                                                                          /-/ ROBERT KIERUZAL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 39/2021

Starosty Kępińskiego

z dnia 15.12.2021r.

 

 

 

INSTRUKCJA

w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

w Wydziale Komunikacji Transportu

 

 

Rozdział I

Objaśnienia

• 1

 

1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania używane w Wydziale Komunikacji i Transportu  podlegają  oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „Księdze druków ścisłego zarachowania „ stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. W księdze rejestruje się , pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy,każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze w stosunku , do których wskazana jest wzmożona kontrola.
4. W Wydziale Komunikacji Transportu do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
• międzynarodowe prawa jazdy,
• pozwolenia czasowe,
• pozwolenia czasowe wielokrotnego stosowania ,
• znaki legalizacyjne na tablice rejestracyjne,
• tablice rejestracyjne,
• nalepki kontrolne na szybę,
• legitymacje instruktorów nauki jazdy,
• zezwolenie na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
• wypis z zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
• zezwolenie na wykonywanie regularnych specjalnych  przewozów osób w krajowym transporcie drogowym osób,
• wypis z zezwolenia na wykonywanie regularnych specjalnych  przewozów osób w krajowym transporcie drogowym osób,
• zezwolenia na przejazd pojazdów nienormatywnych,

 

 

 

2

 

• zaświadczenie na wykonywanie publicznego transportu zbiorowego,
• licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy,
• wypis z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy,
• licencja w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy,
• licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób,
• wypis z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób,
• zaświadczenie na przewozy drogowe na potrzeby własne,
• wypis z zaświadczenia na przewozy drogowe na potrzeby własne,
• zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego osób i rzeczy,
• wypis z zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego osób i rzeczy,
• licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego  w zakresie przewozu osób samochodem osobowym,
• wypis z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób samochodem osobowym,
• licencja na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób pojazdem samochodowym przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu  7 i nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą,
• wypis z licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób pojazdem samochodowym przeznaczonym konstrukcyjnie do przewozu  7 i nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą,
• zezwolenia na  kierowanie pojazdem uprzywilejowanym

 

• 2
  1. przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
  2. bieżącym wpisywaniu przychodu , rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania,
  3. oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnie,

1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania .
2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na :

1. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i

      zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik Wydziału Komunikacji

      Transportu wyznaczony przez Naczelnika Wydziału KT.

1. Pracownik, o którym mowa w ust.3 ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu mienie, składając oświadczenie, o treści , która stanowi załącznik  nr 2 do niniejszej instrukcji.

 

• 3

1. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za

     gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w

     miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

           W celu przeprowadzenia inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania kierownik

           jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną.

 

 

 

3

 

 

      2.Do obowiązków komisji, o której mowa w ust.2 należy:

• sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem, fakturą )wystawioną przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów

 

 

Rozdział II

Zasady oznaczania i ewidencji druków

 

• 4

1.Oznaczenie druków ścisłego zarachowania , które nie posiadają nadanych przez drukarnię

    serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób:

1. każdy egzemplarz druku oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką według podanego

      niżej  wzoru:

           „Druk ścisłego zarachowania

          Wydział Komunikacji i Transportu

          Starostwa Powiatowego w Kępnie

          Nr………….      ………………….”

 

1. każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym,
2. obok numeru druku ścisłego zarachowania, odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis.

 

 

2.Pieczęć „Druk ścisłego zarachowania „ , o której mowa w ust.1 należy zabezpieczyć ,

   przechowując  w zalakowanej kopercie  w szafie metalowej. Za należyte

   przechowywanie  pieczęci  odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę

   druków ścisłego zarachowania.

3. Niedopuszczalne jest wydanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w

    ewidencji oraz nie posiadających wymienionych wyżej oznaczeń.

 

 

• 5

1.Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy  prowadzić odrębnie w miarę

   potrzeb dla każdego rodzaju  w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór

   stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

2.Na ostatniej stronie należy wpisać zawiera….stron…., słownie……kolejno

   ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem

   kierownika jednostki lub osoby upoważnionej.

3.Nie dotyczy to druków ścisłego zarachowania , których ewidencja prowadzona jest w

    ramach systemu informatycznego POJAZD i KIEROWCA, tj:nalepki kontrolne i tablice rejestracyjne,pozwolenia czasowe,znaki legalizacyjne.

    

• 6

1. Podstawą zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
2. a) dla przychodu – przyjęcie i ocechowanie druków wraz z podpisem rachunku dostawy,

         ewentualnie dowodu przyjęcia,

 

4

 

     b)dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków,

         udokumentowane  upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania.

2.Zapisy druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub

   długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub

   zamazywanie  korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak,

   aby można go odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w

   przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca  poprawki powinna, obok

  wniesionej poprawki umieścić  swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust.1

   ptk.1 ustawy z dnia 29 września 1994r, o rachunkowości).

3.Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego

 upoważnienia  do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub jego

   zastępcę. Wzór upoważnienia stanowi  załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

4.Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania oraz

   imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków i zawierać rozliczenie z

   poprzednio pobranych druków.

5.Pracownik prowadzący ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi rejestr

    upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania. Wzór rejestru stanowi załącznik

    nr 4 do niniejszej instrukcji.

6.Podstawą zapisów w systemie informacyjnych POJAZD i KIEROWCA  stanowią:

   a)dla przychodu- przyjęcie druków na podstawie faktury i wprowadzenia do systemu

       informatycznego,

  b)dla rozchodu-pobranie z magazynu systemu komputerowego przez osobę posiadającą

      dostęp na podstawie indywidualnej karty do określonego rodzaju dokumentu.

 

 

• 7

1.Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz

    wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania

   (zapotrzebowania ,itp)  należy przechowywać przez okres  pięciu lat. Dotyczy to także

   druków anulowanych.

2.Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam”

   wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile

   są  broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w

   przeznaczonym do tego segregatorze lub teczce.

3.Anulowane druki podlegają ewidencjonowaniu w rejestrze, którego wzór stanowi załącznik

    nr 5 do niniejszej instrukcji.

 

 

Rozdział III

Postanowienia końcowe

 

• 8

 

1.Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku.

   Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić  stan faktyczny druków ścisłego

   zarachowania . W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje , serie i numery druków

 

 

 

5

 

   oraz wymienić ich liczbę.Protokół z inwentaryzacji stanowi załącznik nr 7 do niniejszej   

    instrukcji.

 

2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej , druki ścisłego zarachowania

    podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania

   (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-

   odbiorczym.

 

• 9

 

1.W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy

niezwłocznie przeprowadzić  inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery ,

   serie , rodzaje, pieczęci) zaginionych druków.

2.Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

   - sporządzić protokół zaginięcia,

   - w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić

      policję.

3.Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać

    następujące dane:

     - liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w

        każdym komplecie druków,

     - dokładne cechy zaginionych druków – numer ,seria nadana przez drukarnię lub

        opracowanie druków  numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i

        nazwa pieczęci,

     - datę zaginięcia druków,

     - okoliczności zaginięcia druków,

     - miejsce zaginięcia druków,

     - nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica , nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić

    protokół, który powinien być przechowywany w katach  w aktach prowadzonych przez

    osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

    Wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji.

 

 

 

 

 

                                                   Załącznik nr 1  do Instrukcji  w sprawie

ewidencji  i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                               w Wydziale Komunikacji Transportu

                                                                      Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

KSIĘGA

druków ścisłego zarachowania

                                                                      

Nazwa druku……………………                                                        Cena jednostkowa…………………………….

Lp	Data	Treść(od kogo Otrzymano lub komu wydano)	Ilość					Adnotacje dotyczące zwrotu druków
			Seria i numery druków	Przychód	Rozchód	Stan	Data i numer dowodu wpłaty lub potwierdzenie i data odbioru	Data i podpis zwracającego	Ewent.Ilość Niezużytych druków	Nr kolejny przychodu , pod którym zapisano niezużyte druki

 

 

                                                                      Załącznik nr 2 do Instrukcji w sprawie

          ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania                                                                                 

                                                                      w Wydziale Komunikacji i Transportu

                                            Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

                                                

 

Imię i nazwisko

 

 

Stanowisko

 

 

Wydział

 

 

 

 

O Ś W I A D C Z E N I E

 

 

Oświadczam, że znana mi jest treść Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Wydziale Komunikacji i  Transportu . Jednocześnie przyjmuję do wiadomości, że ponoszę pełną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone mi w sposób prawidłowy, z obowiązkiem wyliczenia się zgodnie z art. 124 Kodeksu Pracy.

Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie przechowywania , inwentaryzacji i  ewidencjonowania mienia oraz ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie.

Powierzone mi mienie to:

 

 

 

 

 

 

                                                                                                              ………………….

                                                                                                                       Podpis

 

Kępno, dnia……………………

 

Oświadczenie otrzymują:

1. oryginał - Wydział Organizacyjny,Spraw Obronnych i Społecznych (akta osobowe)
2. kopia- Skarbnik Powiatu

 

 

 

 

                                                                     Załącznik nr 3 do Instrukcji w sprawie

  Ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                                                     w Wydziale Komunikacji i Transportu

                                                                     Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

 

 

 

 

 

KT.077.      .2015

 

 

 

U P O W A Ż N I E N I E nr 

 

 

 

Niniejszym upoważniam Pana/Panią                                     do pobierania druków ścisłego

zarachowania :

Upoważnienie jest ważne do odwołania, nie dłużej niż przez okres zatrudnienia na ww. stanowisku.

 

 

 

 

                                                                                                               ………………….

                                                                                                                       Podpis

 

Kępno, dnia……………………

 

 

Potwierdzam odbiór niniejszego upoważnienia, zapoznanie się z instrukcją w sprawie ewidencji  i kontroli druków ścisłego zarachowania w Wydziale Komunikacji i Transportu oraz stosowania jej w pracy.

 

 

 

……………………………………..

data i podpis pracownika

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                      Załącznik nr 4 do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                                                      w Wydziale Komunikacji i Transportu

                                                                      Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

 

 

 

 

REJESTR UPOWAŻNIEŃ

do pobierania druków ścisłego zarachowania

 

 

Lp	Imię i nazwisko	Zakres upoważnienia	Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
8
9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 Załącznik nr 5  do Instrukcji  w sprawie

ewidencji  i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                              w Wydziale Komunikacji Transportu

                                                                     Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

 

 

REJESTR

anulowanych druków ścisłego zarachowania

 

 

Lp.	Osoba upoważniona	Data anulowania druku	Ilość anulowanych druków	Rodzaj druku	Uwagi

 

 

 

                                            

Załącznik nr  6 do Instrukcji  w sprawie

ewidencji  i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                              w Wydziale Komunikacji Transportu

                                                                     Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

PROTOKÓŁ Nr …………………..

z likwidacji druków ścisłego zarachowania

 

znajdujących się w Wydziale Komunikacji i Transportu

 

sporządzony przez Komisje w składzie:

 

1. ……………………………………
2. ……………………………………
3. ……………………………………..

 

W dniu …………………………………………….do fizycznej likwidacji zakwalifikowane zostały następujące druki ścisłego zarachowania:

 

Lp	Symbol druku	Nazwa druku	ilość	Powód likwidacji	uwagi

 

……………………………           …………………………..         …………………………….

(podpis przewodniczącego komisji)          (podpis członka komisji)                    (podpis członka komisji)

 

Zatwierdzone do likwidacji druki zostały fizycznie uszkodzone i zlikwidowane w dniu…………………przez……………………………………………………………………...

                                            (wymienić sposób likwidacji-pocięcie w niszczarce)

 

……………………….                           …………………………….                 ………………………………

(podpis)                                                               (podpis)                                              (podpis)

 

Protokół zatwierdzam:………………………………………..

                                       (data i podpis Starosty)                                                  

 

 

                                                                      Załącznik nr 7 do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                                                      w  Wydziale Komunikacji i Transportu

                                                                      Starostwa Powiatowego w Kępnie

 

 

PROTOKÓŁ   Z  INWENTARYZACJI nr…………………

druków ścisłego zarachowania  oraz innych dokumentów na dzień………………&h