Zamówienia publiczne

OGŁOSZENIE

na zapytanie ofertowe dot. Dostawy i instalacji sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu w Kępnie ul. Kościuszki 5.

Starosta Kępiński w Kępnie, ul. Kościuszki 5 zaprasza do złożenia oferty cenowej na: Dostawę
i instalację sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu w Kępnie ul. Kościuszki 5    

1. Zamawiający

Powiat Kępiński: adres: ul. Kościuszki 5, 63-600 Kępno, NIP 619-20-19-753

2. Przedmiot zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest Wykonanie  systemu transmisji on-line z obrad Rady Powiatu Kępińskiego w zakresie dostawy, montażu i konfiguracji systemu  zarzadzania  obradami ( zwanego dalej Systemem), systemu  transmisji audio-video z obrad  do sieci Internet z wykorzystaniem kamery obrotowej.

2.Wykonawca  zobowiązany będzie przeprowadzić szkolenie dla 17 Radnych( w tym Przewodniczącego Rady i Wiceprzewodniczącego), pracownika Biura Rady i Zarządu Powiatu, Skarbnika, Sekretarza oraz informatyka Starostwa Powiatowego  w Kępnie w zakresie obsługi sprzętu i oprogramowania, będącego przedmiotem  zamówienia/ umowy wskazanych przez Zamawiającego.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego.
4. Okres gwarancji na dostarczony sprzęt i oprogramowanie rozpoczyna się z dniem potwierdzenia przez strony należytego wykonania zamówienia  i trwa:

a) co najmniej na okres 24 miesięcy na dostarczone oprogramowanie,

b)co najmniej  na okres 36 miesięcy na dostarczone urządzenia 

5. Świadczenie gwarancyjne polegają na usuwaniu błędów oprogramowania wynikłych w trakcie korzystania z oprogramowania oraz naprawie  pozostałych  urządzeń i terminali systemu zarzadzania obradami.
   6.Wskazanie pochodzenia materiałów (w szczególności, marka, znak towarowy, producent) użyte w opisie przedmiotu zamówienia stanowią informacje uściślającą i należy je traktować jako określone przykładowo w celu sprecyzowania minimalnych oczekiwanych przez zamawiającego parametrów jakościowych i wymaganych standardów przedmiotu zamówienia. Dopuszcza się użycie do realizacji dostaw  produktów równoważnych, co do ich jakości i docelowego przeznaczenia, oraz spełnianych funkcji i walorów użytkowych. Zamawiający za produkty równoważne uzna takie, które spełnią parametry techniczne, jakościowe i eksploatacyjne produktu wskazanego z nazwy handlowej, lecz na poziomie nie gorszym niż wskazany w opisie przedmiotu zamówienia.
   W przypadku gdy Wykonawca składa ofertę zawierającą rozwiązania równoważne ma obowiązek wskazać, ze oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone przez Zamawiającego na poziomie nie gorszym niż wskazany w opisie przedmiotu zamówienia.

Zaleca się dokonanie wizji lokalnej w terenie oraz zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz podpisania umowy
Kod CPV 48151000-1  Komputerowy system  sterujący   

Kod CPV 32330000- 5  Aparatura do nagrywania i powielania dźwięku i obrazu wideo

3. Warunki udziału w postepowaniu

1) Spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące :

1. a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów –
   b) sytuacji finansowej lub ekonomicznej –  
2. c) zdolności technicznej lub zawodowej:

2) W celu potwierdzenia braku  podstaw do wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu należy złożyć następujące dokumenty:

Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy

4. Termin realizacji zamówienia: Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia
   w terminie do 30 dni od dnia zawarcia umowy .

(Instalacja sprzętu i oprogramowania w siedzibie Zamawiającego wraz ze szkoleniem: podpisane bez zastrzeżeń protokołu końcowego odbioru sprzętu i oprogramowania).

5. Warunki płatności: 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku.
6. Zapytania o przedmiot zamówienia: Wszelkich informacji dot. przedmiotu zamówienia udziela: Krzysztof Frączek tel. 62 78 28 928, Izabela Kempińska tel. 62 78 28 917 
7. Sposób przygotowania oferty:

1.Należy wypełnić formularz oferty– załącznik Nr 2 łącznie z załącznikami.      

8.Miejsce składania ofert Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie w Starostwie Powiatowym
w Kępnie ul. Kościuszki 5 Biuro podawcze /pokój nr 4/do dnia 22 września 2018 roku do godz. 14:00.

Koperta z ofertą powinna posiadać dopisek: „Oferta na Dostawę i instalację sprzętu do elektronicznej obsługi sesji rady powiatu w Kępnie ul. Kościuszki 5”

9. Przy wyborze ofert Zamawiający kierować się będzie :kryteriami oceny ofert
10. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie następującymi kryteriami
    Cena brutto oferty – waga 100%

2.Oferta, która uzyska największą ilość punków zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą.

3. Zamawiający uzna ofertę za spełniające wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrywania jeżeli:
4. a) oferta, spełnia wymagania określone niniejszym zapytaniem ofertowym
5. b) oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie
6. c) wykonawca przedstawił ofertę zgodną co do treści z wymaganiami Zamawiającego.

4.Po dokonanym wyborze oferty zamawiający zawrze z wybranym oferentem umowę w formie pisemnej.

5. Cena wskazana w formularzu ofertowym musi być podana w PLN cyfrowo i słownie w kwocie brutto i netto
6. Cena za wykonanie zamówienia obejmuje wszystkie koszty niezbędne do całkowitego i efektywnego wykonania zamówienia. Cena za wykonanie dokumentacji jest stała i nie ulega zmianie w trakcie realizacji umowy,
7. O wyborze oferty Zamawiający zawiadomi drogą elektroniczną / faksem wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty cenowe .
8. Wybór oferty nastąpi zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 30.000 euro, stanowiącego zał. do Uchwały nr 166.V.2017 z dnia 20.04. 2017 r. z zastrzeżeniem art. 70¹ ust. 3 oraz art. 70³ust.2 kodeksu cywilnego.
9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli oferty przewyższają kwotę która Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
10. Termin związania oferta – 30 dni licząc od terminu składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania ofert nie będą uwzględniane.
11. Postepowanie prowadzone zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych

Z uwagi na wartość zamówienia nie przekraczająca 30 000 euro, postępowanie jest prowadzone bez zastosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z Regulaminem udzielania  przez jednostki organizacyjne Powiatu Kępińskiego ( Uchwała
Nr 166.V.2017 Zarządu Powiatu Kępińskiego z dnia 20 kwietnia 2017 r)

 

 

12. Załącznikami do zapytania są:
13. Opis przedmiotu zamówienia (Załącznik Nr 1)
14. Formularz ofertowy (załącznik Nr 2)
15. 3. Oświadczenie o powiazaniu kapitałowym (Załącznik Nr 3)
    4. Wzór umowy (załącznik Nr 4),.
16. Klauzula informacyjna dot. RODO (Załącznik Nr 5)-

 

 

 

                                                                                                          Starosta Powiatu Kępińskiego

                                                                                                                 / -/ Witold Jankowski        

 

 

Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego

Opis przedmiotu zamówienia

System Elektronicznej Obsługi Sesji Rady Powiatu

1. Funkcje systemu:

a) Elektroniczne głosowanie i zarządzanie debatą o następujących funkcjonalnościach:

-  Obsługę głosowań (jawnych, jawnych bezimiennych, tajnych).

- Przygotowanie tematów głosowań do wykorzystania w trakcie sesji.

- Przeprowadzanie głosowań / liczenie głosów.

- Wykorzystanie kart chipowych w celu identyfikacji radnego podczas głosowania.

- Obsługę Sesji oraz innych grup użytkowników korzystających z infrastruktury (np.  komisje).

- Grupowanie głosowań w odpowiednie „sesje”.

- Głosowanie zwykłą większością głosów, umożliwia liczenie ilość głosów oddanych „ZA”, „PRZECIW”, „WSTRZYMUJĘ SIĘ”, podaje wymaganą większość dla danego głosowania oraz sumuje ilość głosujących (oddane głosy „ZA”, „PRZECIW”, „WSTRZYMUJE SIĘ”). Pokazywana jest wymagana większość oraz kworum.

- Tworzenie i wydruk imiennych protokołów z przebiegu głosowania, natychmiast po zakończeniu głosowania, przedstawiając jak głosowali poszczególni radni (w trybie jawnym).

- Tworzenie i wydruk protokołów z przebiegu głosowania, natychmiast po zakończeniu głosowania, przedstawiając ogólne wyniki głosowania bez podawania informacji, który radny w jaki sposób głosował (w trybie tajnym).

- Archiwizację protokołów z głosowania.

- Wizualizację głosowań – przedstawienie wyników głosowania na różnych nośnikach multimedialnych (ekran przewodniczącego, rzutnik stacjonarny zainstalowany obecnie w Sali sesyjnej).

- Wyświetlanie i edycję listy utworzonych głosowań.

- Zarządzanie debatą i wyświetlanie informacji w postaci listy osób zgłoszonych do debaty.

- Dodanie zgłaszającego się radnego na koniec listy osób zgłoszonych do debaty.

- Usuwanie radnego z listy osób zgłoszonych do debaty, w przypadku rezygnacji z głosu.

- Dodanie radnego na początek listy osób zgłoszonych do debaty, w przypadku głosu priorytetowego.

- Odłączanie mikrofonu aktualnie przemawiającego radnego i usuwanie z listy.

- Ustawienie z poziomu systemu na początku listy dowolnie wybranej osoby z listy osób.

- Przydzielanie dodatkowego czasu aktualnie przemawiającemu radnemu.

- Rozpoczynanie odliczania przydzielonego czasu wypowiedzi i jednocześnie uruchamianie mikrofonu.

- Zatrzymywanie odliczania przydzielonego czasu wypowiedzi osoby przemawiającej i jednocześnie odłączanie mikrofonu oraz usuwanie z listy.

- Przydzielanie nielimitowanego czasu wypowiedzi.

- Obsługę konferencji oraz spotkań nie związanych z sesją Rady Powiatu, bez konieczności użycia kart identyfikacyjnych.

- Zgłaszanie się do konferencji lub spotkania.

- Załączenie mikrofonu obecnie przemawiającemu uczestnikowi konferencji lub spotkania.

- Wstrzymywanie przyjmowania na listę zgłoszonych do debaty.

- Zakończenie debaty.

Zarządzanie debatą ogranicza się do obsługi mikrofonów, a przydzielanie czasu przeznaczonego na wypowiedź odbywa się z pulpitu przewodniczącego. Sterowanie mikrofonami odbywa się według zasady jednego „wędrującego mikrofonu”. Oznacza to, że w danej chwili aktywny jest tylko jeden mikrofon uczestnika sesji, któremu udzielono głosu. Wyjątek stanowią mikrofony przewodniczącego oraz mikrofon zainstalowany w mównicy. Uczestnicy sesji, aby zabrać głos, wpisują się na listę oczekujących poprzez odpowiedni przycisk klawiatury sterującej (w zależności od formy wypowiedzi). System korzystając z tej listy, przydziela czas odpowiednim użytkownikom, włączając i wyłączając ich mikrofony. Po zakończonej wypowiedzi lub na prośbę uczestnika sesji, mikrofon zostaje wyłączony, a możliwość wypowiedzi zyskuje kolejna osoba z listy. Członkowie Zarządu Powiatu, Skarbnik, Sekretarz i Radcy Prawni mogą zgłaszać się do dyskusji w taki sam sposób co radni, ale mogą używać pierwszeństwa głosu np.: gdy zostaje im zadane pytanie. Używają odpowiedniego przycisku i umieszczeni zostają przez system na początku listy oczekujących na dyskusję.

 

b) Terminale przewodowe w ilości 20 szt. wbudowane na stałe w meble wraz z mikrofonami oraz czytnikami kart chipowych identyfikujących radnego podczas głosowania posiadające przyciski z opisem w języku polskim w wersji dla radnego:

- ZA oznaczony kolorem zielonym, który pozwala na zajęcie przez prelegenta stanowiska określonego jako „JESTEM ZA” w głosowaniu.

- WSTRZYMUJĘ SIĘ oznaczony kolorem żółtym, który pozwala na zajęcie przez prelegenta stanowiska określonego jako „WSTRZYMUJĘ SIĘ” w głosowaniu.

- PRZECIW oznaczony kolorem czerwonym, który pozwala na zajęcie przez prelegenta stanowiska określonego jako „JESTEM PRZECIW” w głosowaniu.

- OBECNOŚĆ oznaczony kolorem niebieskim. Naciśnięcie przycisku w trakcie sprawdzania obecności spowoduje zarejestrowanie uczestnika w systemie, natomiast naciśnięcie przycisku „OBECNOŚĆ” w głosowaniach oznacza oddanie głosu, nie mającego wagi znaczącej, z jednoczesnym zaakcentowaniem obecności w trakcie głosowania.

- PROSZĘ O GŁOS mikrofon oznaczony kolorem zielonym, który pozwala na zgłoszenie się do listy oczekujących w debacie głosem zwykłym.

- AD VOCEM mikrofon oznaczony kolorem żółtym, który pozwala na zgłoszenie się do listy oczekujących w nawiązaniu do wypowiedzi przedmówcy.

- GŁOS PRIORYTETOWY mikrofon oznaczony kolorem niebieskim, który pozwala na zgłoszenie się do listy oczekujących w debacie. Głos ten pojawi się na liście oczekujących w debacie jako pierwszy przed głosami zwykłymi.

- REZYGNUJĘ Z GŁOSU mikrofon oznaczony kolorem czerwonym służy do rezygnacji z dyskusji w danej debacie wcześniej zgłoszonego prelegenta.

- START wykorzystywany w trybie konferencyjnym systemu. Pozawala na załączenie mikrofonu prelegenta w dyskusji.

- STOP wykorzystywany w trybie konferencyjnym systemu. Pozwala na wyłączenie mikrofonu prelegenta po zakończonej wypowiedzi.

c) Terminale przewodowe w ilości 3 szt. wbudowane na stałe w meble wraz z mikrofonami oraz czytnikami kart chipowych identyfikujących radnego podczas głosowania posiadające przyciski z opisem w języku polskim w wersji dla przewodniczącego:

            Wszystkie przyciski, jak w pulpicie dla radnego + dodatkowo przyciski:

- DODAJ CZAS pozwala na dodanie czasu na wypowiedź obecnie przemawiającemu prelegentowi.

- WŁĄCZ NASTĘPNEGO pozwala na włączenie mikrofonu kolejnemu prelegentowi z listy osób oczekujących na wypowiedź.

- ROZPOCZNIJ GŁOSOWANIE pozwala na rozpoczęcie głosowania nad poszczególnymi punktami z planu sesji.

- ZAKOŃCZ GŁOSOWANIE pozwala na zakończenie głosowania nad poszczególnymi punktami z planu sesji.

- ROZPOCZNIJ DEBATĘ pozwala na rozpoczęcie debaty nad kolejnym punktem z planu sesji.

- PRZERWIJ DEBATĘ pozwala na przerwanie debaty nad punktem z planu sesji.

d) Monitory LCD w ilości 3 szt. wbudowane w blat stołu prezydium, przykryte szybą zabezpieczającą na poziomie blatu realizujące wizualizację: przebiegu obrad Rady Powiatu, wyników głosowania, kolejki radnych do udzielenia głosu w debacie, temat aktualnie rozpatrywanego projektu uchwały, itp.

e) Mikrofon na mównicy włączony na stałe do systemu nagłośnienia oraz cyfrowej rejestracji i transmisji internetowej dźwięku w ilości 1 szt.

f) Transmisja obrad w Internecie wraz z archiwizacją i anonimizacją.

- Usługa transmisji na żywo z przebiegu obrad Rady Powiatu, realizowana jest w oparciu
o profesjonalny system transmisji strumieniowej oraz w oparciu o dedykowany serwer charakteryzujący się wysoką elastycznością i niezawodnością działania, o standardową przeglądarkę internetową z wtyczką Flash Player, bez konieczności instalacji dodatkowych aplikacji czy też ściągania dużych plików, użytkownik uzyskuje pełny i natychmiastowy dostęp do zasobów systemu transmisji. Każda z transmisji, na życzenie klienta, może również zostać udostępniona w formie zapisu archiwalnego oraz anonimizacji.

- Realizacja transmisji „na żywo” poprzez szybkoobrotową kamerę wysokiej rozdzielczości zintegrowaną z systemem zarządzania obradami co w efekcie umożliwia automatyczne
i samoczynne naprowadzanie kamery na osobę aktualnie przemawiającą (automatyczne kadrowanie)

- transmisja „na żywo” i rejestracja dźwięku z istniejącego systemu nagłośnienia wykorzystując aktualnie zainstalowany mikrofon o charakterystyce dookólnej Shure ze złączem XLR.

- transmisja realizowana w oparciu o sprzętowy graber HDMI oraz komputer stacjonarny DELL Optiplex 7060 MT i7-8700 16GB 512GB SSD DVD-RW Win10Pro 3YNBD lub równoważny oraz monitor Dell U2412M 24'' 16:10 IPS 4xUSB DVI-D DP VGA 3YPPG lub równoważny.

- bieżący podgląd realizowanej transmisji na monitorze komputera,

- wykorzystanie obecnie istniejącego wzmacniacza mocy Mantrako Forte 201 MX4 (100W) do realizacji nagłośnienia sali sesyjnej włączając sterownik pulpitów mikrofonowych radnych, przewodniczących oraz mikrofonu na mównicy.

- Montaż pulpitów oraz monitorów w blatach stołów.

- Instalacja niezbędnego okablowania strukturalnego dla pulpitów, monitorów, rzutnika multimedialnego (podłączenie do stanowiska administratora), mikrofonu na mównicy oraz dla stanowiska komputerowego administratora z uwzględnieniem wykonania przyłącza energetycznego i sieci LAN do istniejącego, najbliższego węzła.

- Instalacja kamery szybkoobrotowej na stałym, przymocowanym do podłogi statywie umieszczonym na geometrycznym środku pomieszczenia sali sesyjnej.

- Instalacja i konfiguracja oprogramowania realizującego cele wymienione
w poprzednich punktach zgodna z zaleceniami zamawiającego.

- Podzielone na 2 etapy szkolenie:

- radnych w zakresie obsługi pulpitów

- przewodniczącego i wiceprzewodniczących z funkcjonalności systemu elektronicznej obsługi sesji Rady Powiatu.

- Jednorazowa obecność wykonawcy na pierwszym posiedzeniu nowo wybranej Rady Powiatu Kępińskiego po wyborach samorządowych z dnia 21 października 2018r.
w celu realizacji wsparcia technicznego (sesja zwoływana w terminie ok. 7 dni od dnia wyboru).

- Szkolenie administratora systemu.